支援実施状況に係る書類の記載要領

高知インターナショナルビジネス株式会社の宮尾です。

支援実施状況に係る書類の記載要領についてご説明いたします。

〇1号特定技能外国人支援対象者名簿

届出の対象期間において支援を実施した特定技能外国人が複数いて、支援実施状況が同じである場合には、「支援実施状況に係る届出書」の「氏名」欄に「別紙のとおり」と記載し、この対象名簿を別紙として添付します。

~記載する項目~

●支援対象者の氏名、性別、生年月日、国籍・地域、在留カード番号、住居地、電話番号

〇活動状況に係る届出書

所属機関は、現在受け入れている特定技能外国人について、報酬の支払い状況、離職者数、行方不明者数、社会保険の加入状況及び労働保険の適用状況等、受け入れ状況に係る届出書をします。初回の報告の始期は特定技能外国人が「特定技能」の許可を受けた日です。

~記載する項目~

●届け出対象期間

●特定技能所属機関の法人番号、特定産業分野、氏名又は名称、住所、電話番号

●報酬に関すること・・・報酬の支払い方法が「口座振り込み」の場合は特定技能外国人の活動状況に関する帳簿に編綴し、「通貨払」の場合は「報酬支払証明書」を添付する。また、在留資格認定証明書交付申請時又は在留資格変更許可申請時には、同等報酬について比較対象とした日本人労働者の賃金台帳の写しを添付する。

●雇用状況に関すること・・・在籍者数、新規雇用者数、自発的離職者数、非自発的離職者数、行方不明者数がそれぞれ何人出たのか記載する

●労働保険の適用情報に関すること・・・雇用する全ての特定技能外国人が納付を行っているか、労災保険の適用の手続きを行っているかを記載する。被保険者資格取得手続きが未了の者がいる場合は、未了である理由について記載した理由書(任意様式)を提出する。

●社会保険の加入状況に関すること・・・雇用する全ての外国人が、健康保険及び厚生年金保険の被保険者資格取得手続きを行っているか、特定技能所属機関が納付すべき社会保険料の納付を行っているかを記載する。

こちらも、手続が未了の者がいる場合は理由書を提出する。

●税の納付状況に関すること・・・雇用する全ての外国人と、外国人が属する特定技能所属機関が、税金の納付を行っているかを記載する。

●安全衛生の状況に関すること・・・労働安全衛生法の規定を遵守しているかを記載する。届け出対象期間内に労働災害が発生した場合は、その状況及び対応の詳細を記載した理由書を添付すること。

●特定技能外国人の受け入れに要した費用の額

●その他の適格性に関すること・・・届け出対象期間内において、行政機関からの指導があった場合には、特定技能所属機関の適格性に関する事項について、その内容及び対応の詳細を記載した理由書を添付すること。

☆自発的離職者と非自発的離職者の違い

自発的離職者

  1. 有期雇用契約の申し込みをしなかった、又は更新の申し込みをしたが、正当な理由により拒絶され、有期雇用契約が終了した場合
  2. 自己都合を理由とした離職者
  3. 定年による離職者
  4. 労働者自身の責めに帰すべき重大な理由による解雇者(帰責事由がある退職者)

非自発的離職者

  1. 人員整理を行うための希望退職の募集又は退職推奨を行った場合
  2. 労働条件に係る重大な問題があったと労働者が判断した場合(賃金低下、賃金遅配、過度な時間外労働、採用条件との相違等)
  3. 就業環境に係る重大な問題があった場合(故意の排斥、嫌がらせ等)
  4. 特定技能外国人の責めに傷べき事由によらない有期雇用契約の終了

〇報酬支払証明書

活動状況に係る届出書において報酬の支払い方法を「通貨払」とした場合に、本証明書を添付します。

~記載する項目~

●対象労働者の氏名、生年月日、在留カード番号

●報酬総額、現金支給額、支給日

〇特定技能外国人に対する報酬の支払い状況

活動に関する届出書の別紙として、現在受け入れている特定技能外国人に対する報酬の支払い状況を記載します。

比較対象となる日本人労働者に係る基本賃金、残業代諸手当の支給額、控除額がわかる賃金台帳等の写しを添付してください。

~記載する項目~

●該当月

●基本給額及び最低賃金の対象となる諸手当総額の合計額

●支給総額

●法定控除額、法定外控除額

●当該特区低技能外国人の報酬を決定するにあたって比較対象とした従業員

〇登録事項変更に関する届出書

登録支援機関の登録事項のうち、以下の項目に変化が生じた場合には、変更が生じた日から14日以内に届け出をします。

  1. 氏名又は名称及び住所並びに法人にあっては、その代表者の氏名
  2. 支援業務を行う事務所の所在地
  3. 支援業務の内容及びその実施方法
  4. 支援業務を開始する予定年月日
  5. 特定技能外国人からの相談に応じる体制の概要

~記載する項目~

●届け出期間

●届け出の事由

●変更年月日

〇支援業務の休止又は廃止に係る届出書

登録支援機関は、支援業務を中止、又は廃止した場合、休廃止日から14日以内に届け出をします。

支援業務を行う事務所の一部事務所の支援業務を休止した場合、登録事項に係る届出書のみを提出します。

支援業務を廃止したときは、登録支援機関登録通知書を地方入管局に返納することに注意してください。

~記載する項目~

●届け出機関の登録番号、法人番号、機関の氏名又は名称、機関の住所、担当者、担当者の電話番号

●届け出の事由

●休止する時は休止年月日、休止する事由、休止予定機関を記載する。

●廃止する時は廃止年月日、廃止する事由、休止又は廃止時に委託契約を締結していた特定技能所属機関の有無を記載する。

〇支援業務の再開に係る届出書

登録支援機関が休止していた支援業務を再開する場合は、再開予定日一か月前までに、地方入管局に届け出をします。

~記載する項目~

●届け出機関の登録番号、法人番号、機関の氏名又は名称、機関の住所、担当者、担当者の電話番号

●届け出の事由・・・支援を再開する日を記載する。

〇支援実施状況に係る届出書

登録支援機関は、特定技能外国人支援の全部を実施している場合は、委託を受けた所属機関ごとに四半期分の支援実施状況について届け出をします。

届け出の対象期間において支援を実施した1号特定技能外国人が複数いる場合、また、その特定技能外国人らの支援実施状況が同じである場合は、「氏名」欄に「別紙のとおり」と記載し、「1号特定技能外国人支援対象者名簿」を添付しても構いません。

~記載する項目~

●登録支援機関、特定技能所属機関、1号特定技能外国人について記載(名前又は名称、住所等)

●支援実施状況について

●支援対象者に関する出入国又は労働関係法令違反等の有無

●1号特定技能外国人の行方不明者その他の問題の発生状況の有無

●その他登録支援機関の適格性に関すること(自由記載)

〇相談記録書

特定技能外国人から相談及び苦情への対応を実施した場合に記載します。

~記載する項目~

●相談受理日

●相談者の氏名、性別、国籍・地域、生年月日、在留カード番号

●相談内容

●対応結果

●対応者の氏名

*相談内容により労働基準監督署への通報や公共職業安定所への相談等を行った場合には、日付と行政機関の名称も記載します。

〇定期面談報告書

支援責任者又は支援担当者は、1号特定技能外国人に対して定期的(三か月に一回以上の頻度)に面談を実施し、面談の記録を「定期面談報告書」に記載して届け出をします。

*新型コロナウイルス感染症対策として、テレビ電話や電話等の方法でも構いません。

~記載する項目~

●面談対象者について・・・特定技能外国人の氏名、特定技能所属機関の氏名又は名称、面談日

●面談対応者について・・・対応者の氏名、対応者の役職

●面談結果・・・面談事項は次の七つです。

  1. 業務内容に関する事項・・・雇用契約と異なる業務に従事していないこと、安全衛生に配慮していること等
  2. 待遇に関する事項・・・毎月適切に報酬を受け取っていること、休日・休暇等が適切に付与されていること等
  3. 保護に関する事項・・・暴行・脅迫・監禁等の不法行為を受けていないこと、旅券・在留カードを自分で保管していること等
  4. 生活に関する事項・・・日常生活においてトラブルが発生していないこと、健康状態に異常がないこと
  5. その他の事項・・・不法就労者が働いていないこと
  6. 法令違反等の有無
  7. その他特筆すべき事項

●法令違反事実がある場合、法令違反の発生年月日、内容、対応結果

〇生活オリエンテーションの確認書

1号特定技能外国人に対する生活オリエンテーションを実施した際、本確認書を特定技能外国人に示して確認の上、署名を得て記録します。

特定技能外国人が十分に理解できる言語により作成してください。

  1. 日本での生活一般に関する事項
  2. 出入国管理及び難民認定法19条の16その他の法令の規定により履行しなければならない又は履行すべき国又は地方公共団体の機関に対する届け出その他の手続きに関する事項
  3. 把握しておくべき特定技能所属機関又は当該特定技能所属機関から契約により支援の実施の委託を受けた者において相談又は苦情の申し出に対応することとされている者の連絡先、国、又は地方公共団体の機関の連絡先
  4. 十分に理解することができる言語により医療を受けることができる医療機関に関する事項
  5. 防災及び防犯に関する事項並びに急病その他の緊急時における対応に必要な事項
  6. 出入国又は労働に関する法令の規定に違反していることを知った時の対応方法その他私の法的保護に必要な事項

これらの項目について、十分に説明を理解したことを確認するためのものです。

〇事前ガイダンスの確認書

特定技能外国人に対する事前ガイダンスを実施した際、本確認書を1号特定技能外国人に示して確認の上、署名を得て記録します。

特定技能外国人が十分に理解できる言語により作成してください。

  1. 従事する業務の内容、報酬の額その他の労働条件に関する事項
  2. 日本において行うことができる活動の内容
  3. 入国に当たっての手続きに関する事項
  4. 特定技能外国人又はその配偶者、直系もしくは同居の親族その他私生活において密接な関係を有する者が、特定技能雇用契約に基づく活動に関連して、保証金の徴収その他名目のいかんを問わず金銭その他の財産を管理されず、かつ特定技能雇用契約の不履行について違約金を定める契約その他の不当に金銭・財産の移転を予定する契約の締結をしておらず、かつ締結させないことが見込まれること
  5. 特定技能雇用契約の申し込みの取次又は自国等における特定技能1号の活動の準備に関して自国等の機関に費用を払っている場合は、その額及び内訳を十分理解して、当該機関との間で合意をしている必要があること
  6. 特定技能外国人の支援に要する費用について、直接又は間接に負担させないこととしていること
  7. 特定技能外国人に対し、特定技能所属機関が入国しようとする港又は飛行場において送迎を行う必要があることとなっていること
  8. 特定技能外国人に対し、適切な住居の確保に係る支援がされること
  9. 特定技能外国人からの、職業生活、日常生活又は社会生活に関する相談又は苦情の申し出を受ける体制があること

これらの項目について、十分に説明を理解したことを確認するためのものです。

〇支援委託契約書

支援の委託契約に関する管理簿として、支援委託契約を所属機関と登録支援機関で1部ずつ保管します。

(1号特定技能外国人支援計画の全部の実施を登録支援機関に委託する場合のみ)

本契約書には、支援委託業務の対価として支払う報酬を明示するため、「支援委託費用内訳」を添付してください。

〇支援委託費用内訳

支援委託契約書の別紙として添付する書類です。

~記載する項目~

下記の項目に係る金額と、その徴収時期。

●事前ガイダンス費用

●出入国する際の送迎

●住居確保・生活に必要な契約支援

●生活オリエンテーション

●公的手続き等への同行

●日本語学習の機会の提供

●相談・苦情への対応

●日本人との交流促進

●転職支援

●定期的な面談・行政機関への通報

ご不明な点がございましたら当社までお問い合わせください。

お問い合わせ – KIB (kib-japan.com)

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